PROPOSAL LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

PROPOSAL

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

TENTANG

Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory Industrial Semarang II

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi

Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Semarang

Disusun Oleh:

                                             Nama    : Isnaeni Adam Pambudi

                                             NIM     : B.113.10.0019

PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEMARANG

SEMARANG

2013

BAB I

LATAR BELAKANG KULIAH KERJA PRAKTEK

1.1     Alasan Ketertarikan Terhadap Bidang atau Obyek Kuliah Kerja Praktek

                   Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan hal yang penting dalam pencapaiaan tujuan. Umumnya pimpinan perusahaan mengharapkan kinerja yang baik dari masing-masing karyawan dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan modal dasar dalam proses pembangunan perusahaan bahkan nasional, oleh karena itu kualitas SDM senantiasa harus dikembangkan dan diarahkan agar tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Pada perusahaan, salah satu usaha untuk mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas adalah dengan melakukan perekrutan. Proses perekrutan itu sendiri diantaranya penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi dengan tujuan memperoleh karyawan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam perekrutan calon karyawan, perlu dilakukan sebaik mungkin guna memenuhi kebutuhan perusahaan akan sumber daya manusia yang berkualitas yang kelak dapat mempengaruhi masa depan suatu perusahaan.

                   Salah satu aktivitas dalam pengelolaan SDM adalah rekrutmen karyawan. Menurut Gomes (2003:106) ”Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi”

          Adapun manfaat dari rekrutmen adalah memiliki fungsi sebagai “the Right Man on The Right Place”, dimana hal ini menjadi pegangan bagi para manajer dalam menempatkan tenaga kerja yang ada di perusahaannya.

          Selain proses rekrutmen, di dalam suatu perusahaan atau organisasi terdapat fungsi dan tugas pokok, berdasarkan fungsi dan tugas pokok tersebut, maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.

          Kearsipan merupakan bagian pekerjaan organisasi atau perusahaan yang penting. Arsip berisi informasi-informasi tertulis mengenai keputusan keputusan maupun pikiran-pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

          Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta, mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produtivitas dan efisiensi kerja kantor.

Salah satu perusahaan yang menerapkan prosedur perekrutan dan pengelolaan pengarsipan adalah PT. Glory Industrial Semarang II. PT. Glory Industrial Semarang II merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi garmen. Dalam menjalankan usahanya, PT. Glory Industrial Semarang II membutuhkan banyak karyawan. Tidak hanya itu saja, dokumen-dokumen surat-surat penting perusahaan dan semua data karyawan baik yang baru direkrut, sedang bekerja, dan yang sudah keluar disimpan dalam suatu sistem kearsipam.       

                   Mengingat arti pentingnya perekrutan dan pengarsipan data karyawan pada perusahaan, maka pada kesempatan ini penulis tertarik untuk meneliti lebih jauh mengenai “Prosedur Perekrutan Karyawan dan Pengelolaan Arsip Pada PT. Glory Industrial Semarang II”

1.2     Tujuan Kuliah Kerja Praktek

1.2.1 Tujuan secara umum adalah:

Untuk mengetahui prosedur perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip yang diterapkan oleh PT. Glory Industrial Semarang II.

          1.2.2  Tujuan secara rinci adalah:

          a. Untuk mengetahui secara jelas tentang prosedur perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip yang diterapkan PT. Glory Industrial Semarang II.

   b. Untuk mengetahui kendala-kendala yang terjadi saat perekrutan dan pengelolaan arsip   di PT. Glory Industrial Semarang II.

   c. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala-kendala saat perekrutan dan pengelolaan arsip di PT Glory Industrial Semarang II.

1.3     Manfaat Kuliah Kerja Praktek dalam Peningkatan Keterampilan

          Kegunaan dari penulisan ini adalah sebagai berikut:

1.    Bagi perusahaan, untuk memberikan saran dan masukan yang bermanfaat mengenai proses perekrutan karyawan dan pengelolaan arsip pada PT. Glory Industrial Semarang II.

2.               Bagi penulis, untuk menambah wawasan, pengetahuan, serta informasi yang berkaitan dengan perekrutan karyawan dan pengelolalaan arsip. Selain itu sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi D III Manajemen Perusahaan di Fakultas Ekonomi Universitas Semarang.

BAB II

LANDASAN TEORI DAN PROFIL PERUSAHAAN

2.1  Landasan Teori Sesuai dengan Tujuan dan Pembahasan Kuliah Kerja Praktek

2.1.1  Pengertian Sumber Daya Manusia

                   Pengertian sumber daya manusia secara makro adalah semua manusia sebagai penduduk atau warga negara suatu negara atau dalam batas wilayah tertentu yang sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun memperoleh pekerjaan.

                   Sumber daya manusia dalam arti mikro adalah manusia atau orang yang bekerja atau menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan, pekerja, tenaga kerja, dll.

2.1.2  Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

                 Manajemen sumber daya manusia merupakan konsep luas tentang filosofi, kebijakan, prosedur dan praktek yang digunakan untuk mengelola individu atau manusia melalui organisasi.

                 Rachmawati (2008:3) memberikan definisi manajemen sumber daya  manusia sebagai berikut :

               Manajemen sumber daya manusia  merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

             

                   Selanjutnya, Yuniarsih dan Suwatno (2008:1) mengemukakan bahwa “Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya  manusia dalam kegiatan suatu organisasi “.

2.1.3  Pengertian Rekrutmen

                   Handoko (2008:69) menyatakan bahwa “rekrutmen adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar yang mampu untuk melamar sebagai karyawan)”.

                   Menurut Mathis (2006:227) memberikan batasan bahwa “perekrutan adalah sebagai proses penarikan sejumlah calon yang berpotensi untuk diseleksi menjadi karyawan atau dapat juga diartikan, penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja

2.1.4  Tujuan-Tujuan Rekrutmen

        Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan suatu calon karyawan yang memenuhi syarat bagi perusahaan. Tujuan rekrutmen menurut Simamora (1997:214), adalah:

1.         Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memnuhi standar kualifikasi.

2.      Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan karyawan –karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.

3.      Upaya-upaya perkerutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamar-pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.

2.1.5  Tahap-Tahap Perekrutan

          Tahap-Tahap Perekrutan menurut Handoko (2001:89), adalah:

1.      Penerimaan Pendahuluan

Pada tahap ini calon pelamar dating ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi.

2.      Tes-Tes Penerimaan

Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif objektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya dan para karyawan sekarang. Berbagai tipe tes tersebut diantaranya:

a.    Tes Psikologis

b.    Tes-Tes Pengetahuan

c.    Performance Test

3.      Wawancara Seleksi

Wawancara adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasikan hal dapat diterimanya atau tidak seorang pelamar.

4.      Pemeriksaan Referensi

Referensi sangat berguna untuk departemen personalia untuk mengetahui tentang karakter, latar belakang, atau pengalaman kerja seorang pelamar.

5.      Evaluasi Medis

Evaluasi ini mengharuskan pelamar menunjukkan informasi kesehatannya. Pemeriksaan bisa dilakukan baik oleh dokter di luar perusahaan maupun tenaga medis perusahaan sendiri.

6.      Wawancara Atasan Langsung

Pendapat dan persetujuan penyelia harus diperhatikan untuk keputusan penerimaan final. Oleh karena itu, perlu dilakukan wawancara atasan langsung.

7.      Keputusan Penerimaan

Keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi, para pelamar lain yang tidak terpilih harus diberitahu.

2.1.6          Metode Perekrutan Karyawan

                 Berbagai metode yang dapat digunakan untuk penarikan karyawan menurut Handoko (2001:74), adalah:

a.    Walk – ins

Pelamar atau pencari pekerjaan dating sendiri ke perusahaan dan kemudian mengisi blangko lamaran yang telah disediakan.

b.    Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrals)

Para karyawan perusahaan sekarang bisa merekomendasikan pencari pekerjaan kepada departemen personalia, namun perusahaan tetap harus berhati-hati dalam penggunaannya.

c.    Pengiklanan

Pemasangan iklan merupakan salah satu jalan perekrutan yang paling sering dan banyak digunakan. Iklan dapat dipasang di berbagai tempat dan menggunakan berbagai media , baik elektronik maupun cetak dengan mencantumkan spesifikasi jabatan.

d.      Agen-Agen Penempatan Tenaga Kerja

Penarikan SDM dapat dilakukan melalui badan-badan penyalur dan penempatan tenaga kerja pemerintah maupun swasta.

e.       Lembaga-Lembaga Pendidikan

Lembaga-lembaga pendidikan terutama perguruan tinggi yang berkualitas baik kebanyakan dijadikan media oleh suatu perkerutan untuk merekrut karyawan.

f.          Organisasi-Organisasi Karyawan

Di negara-negara maju, dimana serikat buruh cukup kuat, perusahaan dapat menarik karyawan dengan ketrampilan-ketrampilan tertentu melalui organisasi karyawan.

g.      Leasing

Untuk memenuhi kebutuhan karyawan dalam jangka yang pendek, suatu organisasi dapat menyewa tenaga kerja yang professional dan terampil kepada perusahaan penyewaan karyawan.

h.      Nepotisme

Penarikan anggota keluarga merupakan komponen program-program penarikan yang tak dapat dielakkan dalam perusahaan.

i.        Asosiasi-Asosiasi Profesional

Asosiasi ini merupakan media untuk tenaga kerja atau karyawan atau calon karyawan bagi perusahaan sesuai dengan profesi yang bersangkutan.

j.        Operasi-Operasi Militer

Banyak personalia terlatih berasal dari dinas militer yang telah habis masa tugasnya dan menjadi veteran.

k.      Open House

Orang-orang di sekitar perusahaan diundang untuk mengunjungi dan melihat fasilitas-fasilitas perusahaan. Orang-orang diharapkan tertarik untuk bekeja di perusahaan.

2.1.7  Kendala-Kendala Perekrutan Karyawan

        Menurut Handoko (2008:71), kendala-kendala yang dihadapi pada perekrutan karyawan:

1.      Kebijakan-kebijakan organisasional

Diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasional penting yang akan mempengaruhi rekrutmen adalah:

a.       Kebijaksanaan promosi

Kebijaksanaan promosi dari dalam dimaksudkan untuk memberikan kepada karyawan sekarang kesempatan pertama untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan.

b.      Kebijaksanaan Kompensasi

Kendala umum yang dihadapi pelaksana rekrutmen adalah besarnya kompensasi yang ditawarkan organisasi yang akan mempengaruhi minat pencari kerja untuk menjadi pelamar serius.

c.       Kebijaksanaan Status Karyawan

Banyak perusahaan mempunyai kebijaksanaan penerimaan karyawan dengan status honorer, musiman, atau sementara, atau part time.

d.  Kebijaksanaan Penerimaan Tenaga Lokal

Perusahaan mungkin mempunyai kebijaksanaan untuk menarik tenaga-tenaga local dimana perusahaan berlokasi dan beroperasi.

2.      Rencana-Rencana Sumber Daya Manusia

Rencana sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses rekrutmen. Rencana ini membantu proses penarikan karena meringkas kebutuhan-kebutuhan rekrutmen yang akan datang.

3.      Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Pemahaman akan kondisi pasar tenaga kerja memungkinkan manajemen dapat memperkirakan suplai tenaga kerja yang tersedia untuk penarikan karyawan.

4.      Kondisi-Kondisi Lingkungan Eksternal

Kondisi-kondisi di luar perusahaan sangat mempengaruhi rekrutmen. Di samping perubahan-perubahan dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengangguran, kondisi dan tingkat pertumbuhan perekonomian, hukum perburuhan, proyeksi angkatan kerja oleh Departemen Tenaga Kerja, kelangkaan tenaga kerja dengan keterampilan-keterampilan tertentu, dan kegiatan rekrutmen para pesaing.

5.      Persyaratan-Persyaratan Jabatan

Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala rekrutmen. Sebagai contoh, untuk menarik tenaga-tenaga trampil adalah lebih sulit daripada tenaga-tenaga tidak trampil. 

6.      Kebiasaan-Kebiasaan Pelaksanaan Penarikan

Keberhasilan pelaksanaan rekrutmen di masa lalu akan membentuk kebiasaan-kebiasaan. Memang hal ini dapat menghilangkan keputusan-keputusan yang memakan waktu, tetapi bisa juga meneruskan kesalahan-kesalahan atau menghindarkan alternative-alternatif yang lebih efektif.

2.1.8  Pengertian Manajemen Perkantoran

          Berikut ini adalah beberapa definisi tentang manajemen perkantoran menurut para ahli:

          Manajemen perkantoran menurut MC Maryati dalam buku Manajemen Perkantoran Efektif (2008:6) yaitu:

                 Manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sarana yang ditetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan memberikan lingkungan yang kondusif.

          Menurut George Terry sebagaimana dikutip oleh Sukoco (2007:3), yaitu “perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan tang telah ditetapkan.”

2.1.9  Pekerjaan-Pekerjaan Kantor

          Dalam proses memulai, mengembangkan, dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran, yaitu:

1.      Kegiatan komunikasi

2.      Kegiatan kalkulasi

3.      Pengelolaan arsip penyusunan laporan

4.      Penyusunan laporan

5.      Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

2.1.10 Pengertian Arsip

          Berdasarkan peraturan pemerintah No. 19 tahun 1961 ayat a dan b yang dikutip oleh Gie (2000) yang dimaksud arsip adalah:

a.       Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam kesatuan bentuk dan usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan bangsa pada umumnya.

b.      Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara yang dibuat secara physis dan yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

2.1.11  Fungsi Arsip

            Menurut Barthos (2003), fungsi arsip dapat dibedakan menjadi beberapa fungsi menurut jenisnya, yaitu:

            a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

       b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2.1.12  Prosedur Penyimpanan Arsip

Adapun urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan arsip menurut Amsyah (2003) adalah sebagai berikut:

a.    Mengumpulkan (collecting)

Yaitu mengumpulkan surat dari berbagai tempat untuk disimpan.

b.    Memeriksa (inspecting)

Yaitu persiapan menyimpan warkat atau arsip dengan cara memeriksa setiap lembaran warkat untuk memperoleh kepastian atau ketentuan bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap atau pantas untuk disimpan.

c.    Mengindeks (indexing)

Yaitu pekerjaan menentukan nama atau subjek apa atau kata tangkap lainnya dari warkat atau dokumen yang akan disimpan.

d.   Memberi kode atau tanda (coding)

Memberi kode atau tanda ini dilakukan dengan member tanda garis bawah atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada pekerjaan mengindeks.

e.    Penunjuk silang (cross reference)

Penyimpanan surat atau arsip dilakukan di dua tempat karena ragu-ragu atau kurang jelas.

f.     Menyortir (sorting)

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

g.    Penyimpanan (Placing)

Yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan system penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

2.1.13 Sistem Pengindeksan Arsip

            Menurut Sukoco (2007:88), ada lima macam sistem pengindeksan arsip yaitu:

a.    Sistem abjad (Alphabetical filling system)

b.    Sistem kronologis (Cronological filling system)

c.    Sistem Geografis (Geograpich filling system)

d.   Sistem subjek (subject filling system)

e.    Sistem nomor (Numeric filling system)

2.2    Profil Perusahaan

2.2.1  Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

          PT. Glory Industrial Semarang II yang berlokasi di Kawasan Berikat Tanjung Emas Export Processing Zone Jalan Coaster Blok B 25, 26, 27 Semarang ini merupakan salah satu anak cabang dari perusahaan induk yang bernama Makalot Internasional yang berlokasi di Taipei. PT, Glory Industrial Semarang II ini berdiri pada tanggal 24 Januari 2005 berdasarkan akte pendirian Badan Hukum yang dikeluarkan oleh Kantor Notaris Ny. Elly Ninaningsih, S.H. yang beralamat di Jalan Moch. Suyudi No. 15 Semarang dengan No. Akte Pendirian 52 dan telah ditetapkan sebagai Badan Hukum oleh Departemen Kehakiman dan HAM RI dalam Surat Ketetapan No C-18975 HT.01.01 TH 2003. Di dalam perjalanan Badan Hukum tersebut PT. Glory juga mengalami perubahan sebagaimana tertuang pada akte No. 300 yang dikeluarkan oleh notaries Drajat Darmadji, S.H. yang beralamat di Jalan H. Samanhudi No. 18A.

          PT. Glory Industrial Semarang II adalah sebagai perusahaan penanaman modal asing dalam kegiatan operasionalnya sebagai perusahaan garmen bertaraf internasional dan telah mendapat persetujuan BKPM yang telah ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan No. 209/II/PMA/2004 dan Nomor Kode Proyek 1810-33-15409. Dalam menjalankan operasionalnya, PT. Glory Industrial Semarang II juga telah dilengkapi dengan ijin-ijin yang lain seperti NPWP, PKP, TDP, Surat Ijin Industri, HO (Surat Ijin Gangguan Lingkungan), Surat Ijin sebagai PDKB (Perusahaan Dalam Kawasan Berikat) dan ijin-ijin lainnya.

·      Bidang Usaha

     PT. Glory Industrial Semarang II adalah perusahaan yang bergerak di bidang garmen/ pakaian jadi yang mempunyai karyawan kurang lebih 1300 pekerja yang telah menghasilkan pakaian jadi dengan berbagai jenis untuk pria dan wanita untuk segala umur dan hasil produksinya telah berhasil diekspor ke berbagai negara, seperti Amerika Serikat, Eropa, dan Canada

·      Visi dan Misi Perusahaan

Visi          : Menjadi pemasok pakaian kelas dunia bagi pelanggan.

Misi       : Menjalankan bisnis dengan menyediakan pelayanan yang baik dan inovasi, untuk menciptakan nilai maksimal bagi pelanggan, karyawan, pemegang saham, dan pemasok.

2.2.2  Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan perwujudan dari setiap tugas yang ada dalam tiap-tiap organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun strukur organisasi pada PT. Glory Industrial Semarang dapat dilihat pada skema berikut ini :

2.2.3  Bagian, Sub Bagian, dan Aktivitasnya

Di bawah ini uraian tugas masing-masing bagian sesuai struktur organisasi PT. Glory Industrial Semarang II terdiri dari:

1.    Direktur

     Direktur mempunyai tugas antara lain:

a.    Memimpin seluruh aparat bawahannya secara langsung maupun melalui Senior Factory Manager.

b.    Melaksanakan pembinaan administrasi, organisasi, kepegawaian, dan tata laksana seluruh unsure dalam lingkungan perusahaan serta mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang produksi, perencanaan, distribusi, dan peralatan teknik serta pelayanan kepada pelanggan.

2.    Factory Manager

Mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap manajer-manajer yang ada di bawahnya. Setiap departemen dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh chief supervisor dan supervisor.

     Departemen-departemen yang ada di perusahaan dibagi atas:

a.    Departemen Personalia dan Umum

     Tugas-tugas departemen personalia dan umum antara lain:

·      Melakukan perekrutan dan seleksi

·      Menempatkan sumber daya sesuai dengan keahliannya

·      Menyiapkan/ melaksanakan program-program training SDM

·      Mengatur pelaksanaan masalah tata usaha personalia/ kepegawaian dan pembayaran gaji/ upah.

·      Bersama-sama dengan manajemen membuat peraturan perusahaan

·      Melakukan evaluasi SDM untuk kenaikan jenjang karir / mutasi

b.    Departemen Produksi

          Tugas-tugas departemen produksi antara lain:

·      Membuat perencanaan produksi dari bagian cutting, sewing, finishing

·      Mengatur jadwal kerja masing-masing departemen dari gudang fabric, accessories, cutting, sewing, finishing, dan quality control.

·      Memberikan training SDM di departemen unit produksi sehingga SDM yang ada di dalam departemen produksi tersebut secara teknis mampu melaksanakan tugasnya.

c.    Departemen Keuangan dan Accounting

     Tugas-tugas departemen keuangan dan accounting antara lain:

·      Bertanggung jawab untuk mengurus keuangan dan akuntansi dari hasil kegiatan operasional perusahaan.

·      Melakukan kegiatan giralisasi melalui bank

·      Melakukan pencatatan data atau dokumen perusahaan

·      Mengatur aktivitas keuangan kas keluar dan masuk

·      Melakukan pencatatan piutang

·      Melakukan pembayaran

·      Mengurus kegiatan pajak

d.   Departemen Ekspor Impor

     Tugas departemen ekspor impor antara lain:

·      Melakukan ekspor barabg yang sudah jadi untuk dikirim ke negara Amerika Serikat dan Eropa.

·      Mengimpor bahan yang akan diproduksi sesuai dengan pesanan buyer

         

         

BAB III

DATA DAN PENGUMPULAN DATA

2.3      Metode Pengumpulan Data

Proses pengumpulan data yang diperlukan dalam pembahasan ini adalah:

1.      Studi Kepustakaan (Library Research)

Studi  kepustakaan digunakan untuk  mengumpulkan data sekunder dari perusahaan, landasan  teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini dengan cara dokumentasi. Studi dilakukan antara lain dengan mengumpulkan data yang bersumber dari literatur–literatur, bahan kuliah, dan hasil penelitian lainnya yang ada hubungannya dengan objek penelitian. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan tambahan pengetahuan mengenai masalah yang sedang dibahas.

2.      Studi Lapangan (Field Research)

Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan langsung pada perusahaan yang bersangkutan, yaitu Bagian HRD Personalia PT. Glory Industrial Semarang.

3.      Wawancara

Metode ini dilakukan penulis melalui wawancara kepada pihak yang kompeten untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek.

3.2    Jenis Data

       Adapun jenis data yang digunakan dalam pembahasan ini adalah data kualitatif. Data kualitatif adalah data yang bukan dalam bentuk angka-angka tau tidak dapat dihitung, dan diperoleh dari hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan karyawan dalam perusahaan serta informasi yang diperoleh dari pihak lain yang berkaitan dengan masalh yang diteliti.

3.3    Sumber Data

  Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari dua macam yaitu data primer dan data sekunder.

1. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh penulis melalui observasi atau pengamatan langsung dari perusahaan, baik itu melalui observasi, kuesioner dan wawancarasecara langsung dengan pimpinan dan staf perusahaan sesuai dengan kebutuhan dalam penelitian ini.

2. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang diperoleh tidak langsung, yaitu data tersebut diperoleh penulis dari dokumen–dokumen perusahaan dan buku–buku literatur yang memberikan informasi tentang  proses rekrutmen dan seleksi serta kinerja karyawan.

BAB IV

PEMBAHASAN KKP

4.1  Bidang Pekerjaan yang Dilakukan dalam KKP

                   Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis ditempatkan di bagian administrasi HRD Personalia. Pada bidang ini pekerjaan yang dilakukan meliputi rekrutmen karyawan, memantau absensi karyawan, pembuatan kontrak kerja karyawan, dan pengarsipan data-data karyawan PT. Glory Industrial Semarang II. Kegiatan kerja praktek dilakukan selama dua bulan.

                   Selama penulis melaksanakan kerja praktek di PT. Glory Industrial Semarang mulai tanggal 16 Januari sampai dengan 15 Maret 2013, penulis melakukan analisis pelaksanaan rekrutmen dan sistem pengarsipan data karyawan pada PT. Glory Industrial Semarang II.

                   Adapun kegiatan yang dilakukan penulis mulai awal kegiatan sampai akhir kegiatan di PT. Glory Industrial Semarang adalah:

1.    Mengambil data lembur dan absen pagi karyawan

2.    Membantu meng-update isian pembaruan data karyawan tahun 2013

3.    Mengarsip surat keputusan karyawan tetap, kontrak kerja karyawan, fotokopi kartu nayaka dan jamsostek

4.    Membuat laporan penerimaan dan pemberhentian karyawan

5.    Membuat laporan izin tidak hadir

6.    Membantu membuat ID Card untuk karyawan baru

4.1.1      Prosedur Perekrutan Karyawan PT Glory Industrial Semarang II

            PT. Glory Industrial Semarang II dalam melakukan perekrutan karyawan, memerlukan proses. Proses perekrutan karyawan yang diterapkan PT. Glory Industrial Semarang adalah sebagai berikut:

1.      Permintaan Tenaga Kerja

Apabila terjadi kekurangan tenaga kerja di suatu departemen, maka administrasi dari departemen yang bersangkutan harus mengisi dan mengajukan form  permintaan tenaga kerja atau MPR (Man Power Request) yang disetujui oleh factory manager ke departemen HRD. Kemudian staff HRD menyipakan uraian pekerjaan dan syarat-syarat tenaga kerja yang akan mengisi pekerjaan yang kosong untuk kemudian melakukan proses perekrutan.

Permintaan kebutuhan tenaga kerja di  PT. Glory Industrial Semarang II terjadi karena adanya pemecatan, kematian, resign, dan habis kontrak.

2.      Mencari Calon Tenaga Kerja

Dalam proses rekrutmen, departemen HRD mencari calon tenaga kerja dengan berpedoman pada uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam hal ini manager departemen yang membutuhkan karyawan juga dapat memberikan saran mengenai criteria karyawan yang dibutuhkannya.

3.      Proses Seleksi Calon Karyawan

Departemen HRD mulai menyeleksi surat lamaran yang masuk. Jika ada yang memenuhi syarat, kandidat akan dihubungi melalui telepon mengenai waktu dan tempat untuk dilakukan tes dan wawancara.

4.      Pengisian Balngko Lamaran dan Wawancara

Setelah calon karyawan memenuhi panggilannya untuk dating ke perusahaan, staff HRD meminta karyawan untuk mengisi formulir lamaran dan selanjutnya dilakukan wawancara.

5.      Pemeriksaan Referensi

Staff HRD akan melakukan pemeriksaan referensi dengan menyelidiki latar belakang karyawan, karakteristik karyawan, dan mengidentifikasi calon pelamar yang bersemangat dalam bekerja.

6.      Tes-Tes Penerimaan

Untuk calon karyawan yang melamar sebagai staff, akan dilakukan beberapa tes seperti tes computer dan Bahasa Inggris, sedangkan untuk calon karyawan yang melamar sebagai operator akan di tes kemampuannya dalam mengaplikasikan mesin, seperti tes menjahit.

7.      Keputusan Penerimaan

Staff HRD akan memberitahukan hasil keputusan penerimaan kepada calon karyawan yang ditetapkan lolos tes dengan cara menghubungi lewat telepon (untuk staff) dan diberitahu secara langsung (untuk operator)

8.      Evaluasi Masa Percobaan

Setelah diterima, karyawan harus mengikuti masa percobaan (training) selama 3 bulan. Apabila memenuhi standar kompetensi maka akan dilakukan pengangkatan kontrak dan sebaliknya.

4.1.2      Penyimpanan Arsip PT. Glory Industrial Semarang II

            Dalam melakukan penyimpanan arsip, PT Glory Industrial Semarang II melewati urutan-urutan penyimpanan atau prosedur penyimpanan sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan (Collecting)

Tahap awal yang dilakukan sebelum menyimpan arsip yaitu mengumpulkan dokumen-dokumen serta surat-surat penting. Adapun arsip-arsip yang terdapat pada Human Resource Department PT Glory Industrial Semarang II adalah sebagai berikut:

1.      Dokumen-dokumen karyawan

·      Surat Lamaran

·      Daftar Riwayat Hidup

·      Fotocopy sertifikat-sertifikat milik karyawan

·      Fotocopy Kartu Keluarga

·      Fotocopy SKCK

·      Foto

·      Fotocopy Ijazah

·      Fotocopy Jamsostek, Nayaka, dan KTP

·      Dan lain-lain

2.      Surat-Surat

·      Surat Kontrak Kerja

·      Surat Masuk – Surat Keluar

·      Surat Pengunduran Diri

·      Surat Dokter

·      Surat Ijin

·      Surat Keterangan Cuti Hamil

·      Surat Ijin Keluar Kantor

3.      Absensi Karyawan

4.      Daftar Aset Perusahaan

5.      Form Cuti Karyawan

2.      Memeriksa (Inspecting)

Setelah arsip-arsip dikumpulkan, selanjutnya dilakukan pemeriksaan ulang setiap lembaran dokumen atau surat untuk memastikan apakah arsip-arsip tersebut sudah siap atau sudah pantas untuk disimpan.

3.      Mengindeks (Indexing)

Tahap selanjutnya yaitu mengindeks dokumen-dokumen atau surat yang telah diperiksa. Misalnya memisahkan antara surat ijin cuti tahunan, cuti menikah, dan cuti melahirkan.

4.      Memberi kode (Coding)

Kode biasanya dibuat dan ditempelkan pada business file  untuk memudahkan pengarsipan. Contoh:

·      Surat-surat cuti tahunan diberi kode CT dengan menggunakan huruf berwarna hitam tebal.

·      Surat-surat cuti melahirkan diberi kode CM dengan menggunakan huruf berwarna hitam tebal

5.      Menyortir (Sorting)

Setelah business file ditempelkan kode, surat-surat maupun dokumen-dokumen diurutkan menurut abjad maupun nomor.

6.      Penyimpanan (Placing)

Tahap terakhir ini adalah tahapan terpenting karena menentukan apakah arsip akan mudah ditemukan kembali atau tidak. Sistem penyimpanan arsip pada Human Resources Department (HRD) PT. Glory Industrial Semarang II  menggunakan dua sistem, yaitu:

1.      Sistem abjad

2.      Sistem numerik